In risposta ai numerosi operatori che non avevano ancora aderito dall’avvio dell’obbligo, l’Agenzia delle entrate ha aggiornato il sistema di conservazione delle fatture elettroniche, dando ora la possibilità di attivare il servizio in modo retroattivo.

Il giorno 4 Giugno 2021, senza alcuna preventiva comunicazione, l’Agenzia delle entrate ha aggiornato il sistema di conservazione delle fatture elettroniche, per rispondere alle esigenze degli operatori che non avevano tempestivamente aderito alla conservazione fornita in maniera automatica ed implicita a partire dall’avvio dell’obbligo del primo gennaio 2019.

LE CRITICITA’ DEL SISTEMA DI CONSERVAZIONE DELL’ ADE

Il problema principale è senz’altro noto agli operatori di settore, seppur forse passato in sordina visto il periodo di emergenza. Il 10 marzo 2021 scadeva il termine per la conservazione digitale delle fatture elettroniche emesse nel corso del 2019, termine poi prorogato a tempo scaduto dal Decreto Sostegni al 10 giugno 2021. La conservazione è un obbligo di legge, previsto per i documenti rilevanti ai fini civilistici e fiscali dall’art. 39 del DPR 633/72 e dall’art. 2220 del codice civile; è però ormai ben chiaro che la conservazione di un documento informatico (quale per legge è la fattura dal 1 gennaio 2019) va effettuata digitalmente con un sistema di conservazione a norma secondo quanto previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale e dai suoi provvedimenti attuativi, in particolare il DMEF del 17/06/2014 per quanto riguarda i documenti rilevanti ai fini fiscali.

La conservazione a norma è in effetti un obbligo tecnologicamente e normativamente complesso e operativamente critico; difficilmente può essere gestita direttamente dal contribuente che di solito si serve di operatori esterni per il servizio. Peraltro, il legislatore, onde evitare che con l’avvio dell’obbligo generalizzato di fatturazione elettronica si ingenerassero oneri aggiuntivi per i contribuenti, aveva previsto che l’Agenzia delle Entrate mettesse a disposizione un servizio gratuito di conservazione delle fatture elettroniche; servizio che però doveva essere attivato espressamente e che inviava automaticamente in conservazione soltanto le fatture emesse dal giorno successivo a quello di adesione, mentre per quelle già emesse era possibile esclusivamente una laboriosa procedura manuale (una fattura alla volta), magari proprio prelevate dal portale Fatture e Corrispettivi.

Prevedibilmente, considerati anche tutti gli eventi intercorsi negli ultimi 18 mesi circa, molti operatori si sono ritrovati a febbraio del 2021 con diversi mesi di fatture 2019 da conservare, dovendo scegliere se sottoscrivere onerosi contratti con conservatori privati o sobbarcarsi di un considerevole lavoro manuale per mandarle in conservazione sfruttando il servizio dell’Agenzia.

LA NUOVA MODALITA’ DI ADESIONE RETROATTIVA

Venerdì 4 giugno è stata rilasciata, dunque, la nuova versione del Servizio di Conservazione dell’Agenzia delle Entrate, sempre accessibile dal portale Fatture e Corrispettivi, con aggiornamento dell’accordo di servizio e del manuale di conservazione. È ora possibile, sia per chi aderisce per la prima volta che per chi revoca la precedente adesione per aderire nuovamente, indicare la data da cui si intende attivare la conservazione in modo retroattivo (tipicamente, il 1° gennaio 2019). Così facendo, tutte le fatture transitate a partire dalla data prescelta verranno automaticamente portate in conservazione come previsto dall’art. 7 del nuovo accordo di servizio.

Attenzione: è espressamente previsto che tale data di efficacia sia pari o successiva al primo gennaio del secondo anno precedente a quello di adesione (il sistema in effetti impedisce la selezione di una data precedente). Insomma, non è possibile automatizzare la conservazione delle fatture 2018 (si pensi a quelle obbligatorie per la filiera dei carburanti) il cui termine per la conservazione era peraltro scaduto lo scorso 29 febbraio 2020.

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