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GIS HRM – Gestione delle risorse umane

Cos'è GIS HRM e a chi si rivolge

GIS HRM è la soluzione software web nativa, per la completa gestione dei dipendenti, dei collaboratori e dei processi aziendali, integrata alla suite applicativa GIS Paghe con procedure di sincronizzazione automatica di informazioni dipendenti, variazioni elementi contrattuali, costi, elaborati aziendali, presenze e giustificativi.

Il programma ha una struttura multi-aziendale in grado di gestire gruppi di aziende ed è completamente accessibile tramite browser con funzioni semplici da usare grazie a interfacce intuitive. Ha un’architettura moderna e modulare che lo rende efficiente, espandibile, scalabile. E’ installabile sul server del cliente o fruibile in cloud.

Tutti i documenti gestiti da GIS HRM sono conservati in modo sicuro e cifrati all’origine, mentre a ogni utente è assegnato un profilo e può accedere al sistema in funzione dei permessi e del ruolo assegnati.

La struttura modulare rende possibile, in qualsiasi momento, aggiungere nuove funzioni, sezioni e blocchi di informazioni contenenti campi personalizzati e ampliare il coinvolgimento delle risorse nei processi aziendali.

GIS HRM – Gestione delle Risorse Umane è rivolto sia agli studi di consulenza del lavoro che desiderano ampliare i servizi forniti ai propri clienti, sia alle aziende più strutturate che hanno la necessità di gestire tramite un unico applicativo tutte le informazioni del dipendente: curriculum, carriera, corsi effettuati, certificazioni in scadenza, documenti personali, ferie e trasferte.

Le funzionalità

PIM - Personal Information Management
E' il modulo base del programma e raccoglie tutte le informazioni sulla singola risorsa, dipendente o collaboratore. Ogni informazione associata al dipendente o collaboratore, può essere corredata di documentazione che il sistema consente di allegare con semplici operazioni di drag&drop. I documenti sono conservati all’interno del sistema e resi disponibili in funzione dei livelli di privilegio dell’utente.

GIS HRM consente di creare in modo interattivo nuove sezioni e blocchi di informazioni, contenenti campi personalizzati, legate all'azienda e alle risorse. Le informazioni sono configurabili dall'utente con adeguati livelli di privilegio e sottoposti ai permessi di accesso legati ai profili e ruoli dei singoli componenti dell’organizzazione.

In modo interattivo possono essere facilmente disegnati l'organigramma della struttura aziendale in relazione alle filiali, sedi operative, l’organigramma funzionale, la struttura gerarchica dei ruoli, superiori e subordinati diretti e indiretti, allo scopo di mappare l’intera organizzazione in modo da garantire l’accesso e la visibilità delle informazioni agli utenti di sistema in funzione del proprio ruolo.

Il sistema integrato di notifiche consente agli utenti di ricevere notifiche immediate degli eventi sotto forma di alert ed email, ad esempio le scadenze di documenti e/o certificazioni dei dipendenti, richieste ferie/permessi da approvare, completamento di attività di progetto.
Assenze, ferie e permessi
La gestione assenze ferie/permessi consente di effettuare la pianificazione delle ferie aziendali, di gestire i processi di richiesta ferie e permessi dei dipendenti e di inoltrare all'ufficio paghe le notifiche di malattia, allegando la documentazione necessaria.
Progetti e commesse
Consente di definire progetti, assegnare le risorse, suddividere un progetto in più commesse indicando le attività e i dati di preventivo. La consuntivazione delle attività di ogni singola risorsa permette di monitorare lo stato di avanzamento e di produrre dei timesheet di riepilogo o di dettaglio per progetto/commessa/risorsa. Per ciascuna risorsa coinvolta nei progetti, in base al ruolo, si avrà una annotazione nello storico degli eventi del dipendente.
Asset aziendali
E' possibile suddividere gli asset aziendali in categorie, indicando le caratteristiche, il fornitore e ulteriori dati di classificazione. Per ogni asset possono essere indicate date di scadenza per interventi di manutenzione programmata (tagliandi auto, scadenza garanzie, rinnovi), annotare gli eventi e la documentazione relativa, concedendone l'uso al personale dipendente con una gestione storica delle assegnazioni. Le scadenze sono gestite in automatico dal sistema.
Casi e provvedimenti
Consente di gestire i casi disciplinari, aprire un caso disciplinare al verificarsi di un determinato evento, prendere provvedimenti allegando la relativa documentazione, conservando ogni informazione nel dossier di ciascun dipendente.
Trasferte e note spese
La gestione delle trasferte consente di pianificare la trasferta, che può essere anche richiesta dal dipendente con workflow di approvazione, prevede l'associazione di più dipendenti alla trasferta, la concessione di anticipi in valuta, e offre la possibilità di registrare i giustificativi di spesa tenendo conto delle politiche aziendali dei rimborsi. E' inoltre possibile monitorare su calendario le pianificazioni e l'impegno delle risorse.
Curriculum
Archiviazione, classificazione dei curriculum e ricerca per il processo di selezione del personale. E' sufficiente ricercare qualunque parola contenuta all'interno dei curriculum per ottenere immediatamente un elenco dei candidati che rispondono ai requisiti di ricerca.
Ricerca e selezione
Consente di pubblicare le posizioni aperte che saranno visibili agli utenti di sistema o all'esterno su sito web, di ricevere i curriculum che saranno classificati e archiviati automaticamente nell'area curriculum e di avviare il processo di selezione del personale pianificando le sessioni di colloquio dei candidati con le relative schede di valutazione.
Pianificazione e gestione formazione
Permette di creare dei package di formazione specifica collettiva o individuale, pianificare a calendario le sessioni dei corsi. La partecipazione ai corsi è visibile nel dossier personale del dipendente così come l'eventuale scheda di valutazione se prevista.
Processi di valutazione
Tramite questo modulo si procede alla pianificazione periodica della valutazione del personale da parte dei responsabili i quali possono disporre di tutte le informazioni contenute nel dossier del dipendente, in relazione al ruolo e alla mansione, procedere alla valutazione periodica sulla base del modello di valutazione associato allo specifico ruolo o mansione. Il sistema è in grado di notificare a ciascun responsabile l'elenco delle posizioni oggetto di valutazione in base alla periodicità determinata dalle politiche aziendali.
Report parametrici
Sulla base di modelli predefiniti è possibile configurare in modo interattivo report e grafico indicando le dimensioni e le misure desiderate. Possono essere indicati dimensioni temporali, le divisioni, i ruoli, centri di costo e come misure il costo aziendale, le ore lavorate, assenze e altri valori disponibili. Una volta definito il report questo può essere pubblicato nella dashboard dedicata, visibile in funzione dei livelli di privilegio dell'utente.
GIS HRM App
L'App, disponibile negli store iOS e Google Play, consente al lavoratore di consultare l'orario di lavoro e i saldi ferie e permessi, accedere ai propri documenti e ricevere le notifiche push riferite agli aggiornamenti della propria area documentale. In presenza dei relativi moduli software attivati su GIS HRM, l'App consente di richiedere ferie e permessi e comunicare un'assenza avviando il workflow di approvazione in base alle politiche definite dall'azienda, registrare le spese di trasferta inviando i giustificativi agli uffici amministrativi, nonché timbrare ingresso e uscita, con verifica immediata se la posizione è coerente con una delle sedi di lavoro a lui assegnate.

Integrazione con GIS PAGHE

L’integrazione con GIS Paghe consente la sincronizzazione automatica delle informazioni dei dipendenti in relazione a tutte le variazioni di elementi contrattuali intercorse, di avere aggiornato in tempo reale il dettaglio dei costi, e di ricevere gli elaborati aziendali e dei dipendenti (cedolini, CU). Una specifica funzione permette di inviare le presenze e i giustificativi del mese a GIS Paghe.

Il dialogo tra GIS HRM e GIS Paghe avviene in modo sicuro con credenziali specifiche, per mezzo di web service dedicati. Un protocollo di comunicazione ottimizzato garantisce lo scambio dati che avviene in modo cifrato.

Riepilogando le funzioni disponibili a livello di collegamento con GIS Paghe possiamo elencare i seguenti punti:

Importazione dati da GIS Paghe
Sincronizzazione automatica
Invio presenze
Elaborati
Storico della carriera
Storico dei costi
Professioni srl, software e servizi per professioni ed aziende.
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